Ordenar y Filtrar (Pestaña Inicio)
- Ordenar de A a Z significa que los datos de la tabla estarán ordenados ascendentemente osea los datos que comiencen con A estarán primero y luego los que tenga B y así ordenadamente.
- Ordenar de Z a A significa que los datos de la tabla estarán ordenados descendentemente osea los datos que comiencen con Z estarán primero.
- Orden Personalizado te permite que el orden de los datos sea un orden personalizado osea el orden que prefieras.
- El Filtro te permite filtrar los datos para que no todas las personas tengan acceso a tus datos.
Formato Condicional.
TABLAS DINÁMICAS (Pestaña Insertar)
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente y mas dinámica.
Como se ve en la imagen de arriba después de haber seleccionado la tabla y darle clic al icono de tabla dinámica nos pide que seleccione el rango que seria lo mismo que los datos y luego le damos a Aceptar.
Después de haber dado a aceptar nos aparecerá en el lateral derecho una barra como esa de arriba que tiene los meses(Enero,Febrero,Marzo,Abril,Mayo) para que seleccionemos los datos que queremos que aparezcan en la tabla dinámica si seleccionamos un dato aparecerá con un cortejo al lado osea lo datos que no tienen el cortejo no estarán en la tabla dinámica.
Luego ya seleccionados los datos aparecerá la tabla.
Tablas dinámicas recomendadas
En Tablas Dinámicas recomendadas podemos tomar sugerencias de Excel para organizar mejor nuestros datos osea son tablas ya pre diseñadas que no es necesario darle formato.
GRÁFICOS TIPOS Y EJEMPLOS
GRÁFICOS Son esquemas o representaciones ya sean circulares, barras o lineales que sirven para representar nuestros datos de una manera mas interesante y fácil.
Los gráficos sirven para presentar nuestros datos de una manera rápida, elegante y sencilla dependiendo el tipo de gráfico que eliges facilitando la exposición de datos frente a alguna auditoria.
Los gráficos recomendados son gráficos que te recomienda Excel para que no tengas que hacerlo solo elegir uno de tu preferencia.
Gráficos Lineales En este gráfico se representan los datos con lineas.
Gráficos de columnas En este tipo de gráfico se representan los datos con columnas.
Como se ve en la imagen podemos elegir gráficos de columnas 2D o 3D y en la opción de abajo que dice mas columnas puedes elegir mas opciones de columnas.
Gráfico de barras en este los datos se representan en barras de forma horizontal.
Gráfico de Cotización Estos están diseñados específicamente para datos financieros o científicos que usen hasta cuatro valores por punto de datos. Estos valores se corresponden con los valores máximo, mínimo, de apertura y de cierre que se usan para trazar datos de acciones financieras.
Gráficos circulares estos se representan con un circulo dividido en porcentajes de acuerdo a los datos.
Gráfico de Burbujas En este gráfico se utilizan pequeñas burbujas dependiendo el tipo de gráfico que utilices para representar tus datos.
Gráfico de Área es un gráfico muy utilizado para mostrar el cambio de los datos.
Gráfico combinado Estos gráficos se utilizan para mezclar diferentes tipos de datos en un gráfico osea es como dos gráficos en uno ya que se puede representar dos datos diferentes combinados.
Gráfico dinámico Sirve para presentar los datos de una manera mas fácil, dinámica y resumida.
Cuando le damos al icono de Gráfico dinámico solo debemos elegir los datos que queremos que estén el gráfico.
BIBLIOTECA DE FUNCIONES.
En la biblioteca de funciones podemos encontrar varias funciones útiles ya sean operaciones matemáticas, lógicas ,financieras entre otras.
Las funciones que contiene la BIBLIOTECA DE FUNCIONES son las siguientes:
Autosuma: Esta opción suma de manera automática los datos seleccionados de la tabla.
En esta podemos encontrar mas opciones como:
- Sacar un promedio automáticamente.
- Contar una cantidad de valores o números automáticamente.
- Sacar el valor máximo entre varias cantidades.
- Sacar el valor mínimo entre varias cantidades.
La opción de autosuma como podemos ver en la imagen del circulo rojo tiene una opción que dice mas funciones en esta opción podemos encontrar mas opciones especiales como SUMAR SI que es un tipo de suma con condición.
La imagen del Circulo Amarillo presenta algunas de las opciones especiales de esta opción.
RECIENTES
En esta opción se presentan las opciones que utilizamos recientemente o continuamente para así encontrar las opciones que utilizamos mas rápido.
FINANCIERAS
En esta opción se encuentran herramientas y funciones pertenecientes al ámbito financiero para aquellas personas que tienen que hacer trabajos de ese tipo.
LÓGICAS
En esta podemos elegir operaciones lógicas en la siguiente imagen podemos ver algunas de ellas.
TEXTO
En esta opción se pueden agregar funciones de texto a la hoja.
FECHA Y HORA.
Con esta opción a la hora de trabajar con datos de fecha y hora ya sen los días de la semana años o meses del año.
BÚSQUEDA Y REFERENCIA
Con esta agregamos funciones de búsqueda a la hoja. En la imagen siguiente podemos ver algunas de esas funciones.
MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
Con esta opción podemos seleccionar un conjunto de operaciones matemáticas.
MAS FUNCIONES
En esta opción podemos encontrar aun mas opciones de las que se han mostrado anteriormente por si no la encuentras en una de las anteriores.
TEXTO EN COLUMNAS
Afecta los datos de una columna completa al mismo tiempo.
QUITAR DUPLICADOS
quita los datos duplicados en una hoja.
VALIDACIÓN DE DATOS
Limita el tipo de datos de una celda.
AGRUPAR DATOS
Esta opción permite agrupar los datos para así ocultarlos o mostrarlos en cualquier momento.
Como se ve en la imagen elegimos los datos que queremos agrupar.
Luego elegimos la opción que dice agrupar en la pestaña ESQUEMA.
Luego nos aparece el siguiente cuadro y elegimos si queremos agrupar las filas o las columnas y presionamos Aceptar.
se puede ver en la parte superior de la imagen una pequeña linea que es la que debemos presionar cuando queramos agrupar los datos.
En la siguiente imagen podemos ver como al agrupar los datos se ocultan, pero podemos volver a mostrarlos con solo presionar el signo de mas que esta encerrado de rojo en la imagen.
Lo que esta encerrado de azul muestra que las columnas que hemos agrupado no se muestran.
DESAGRUPAR
Esta opción permite desagrupar las celdas o columnas anteriormente agrupados.
Solo tenemos que elegir los datos agrupados y darle a la opción Desagrupar como se muestra en la imagen de arriba.
Luego aparece el siguiente cuadro y elegimos si son la columnas o filas y le damos a
Aceptar luego de haberlo hecho se desagrupan los datos.
SUBTOTAL
Calcula los datos relacionados y los calcula sacandole un subtotal.
En la siguiente imagen podemos ver como funciona esta opción solo seleccionamos los datos y en la pestaña ESQUEMA le damos a subtotal y nos aparece el siguiente cuadro donde elegiremos las columnas que se calcularan.
PROTEGER HOJA Y PROTEGER LIBRO
Con esta opción podemos proteger la hoja o el libro con una contraseña para que nadie acceda a tus datos o hojas.
Al presionar la opcion de proteger hoja aparecerá el siguiente cuadro.
Esto nos pide que coloquemos una contraseña asi cuando alguien intente hacer cambias tendra que desproteger la hoja y para hacerlo hay que poner la contraseña.
SUMA
Con esta opción podemos sumar los valores que queramos.
Para sumar solo tenemos que poner el signo de igual y escribir suma luego elegir las cantidades que queremos sumar y le damos a enter.
SUMAR SI
Suma los datos con una condición.
Como podemos ver en el ejemplo de la imagen anterior Sumar.si suma los valores con una condición y la que tiene el ejemplo es que sume los valores si son mayor de 60.
AHORA
Coloca la hora y fecha actuales.
Solo tenemos que entrar a la pestaña formulas e ir a Biblioteca de funciones y elegir la opción "Ahora" Luego aparecerá el siguiente cuadro presionamos Aceptar y saldrá la fecha y hora actual.
Aleatorio
Devuelve un número real aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente.
Entramos a la opción de autosuma y le damos a mas funciones donde aparecerá la opción Aleatorio.
ALEATORIO ENTRE
Esta es igual que aleatorio pero en esta se pueden alterar algunos números o cantidades dentro.
Elige las cantidades que estén entre los valores que especifiques en este caso menor de 50 y mayor de 20.
AÑO
Esta opción busca el año de una fecha o dato seleccionado. La podemos encontrar en la pestaña formulas en la Biblioteca de formulas.
CONTAR
cuenta los valores en una hoja.
CONTAR SI
Cuentan los valores con una condición.
Según la condición solo cuenta los valores mayores de 50.
BUSCARV
Permite buscar entre los valores de una hoja.
BUSCARH
Permite buscar valores en una fila.
MIN
Saca el valor mínimo de una columna o hoja.
MAX
Busca el valor máximo en una columna o hoja.
PROMEDIO
saca el promedio entre una cantidad especifica.
PROMEDIO SI
Saca un promedio con una condición
La condición de este es que solo saque el promedio a los que sean mayores de 20.
CONCATENAR
Sirve para unir textos de varias celdas en una celda.
CONTAR BLANCOS
Cuenta los espacios en blanco de una hoja o columna.
INDICE
Sirve para obtener el valor de una celda de una manera mas fácil.
